Neues Umsatzsteuergesetz: E-Rechnungspflicht für Anwälte ab 2025 – Alles, was Sie wissen müssen
Die Anwaltschaft steht vor bedeutenden Veränderungen im Rechnungswesen: Mit dem Wachstumschancengesetz wird die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 für alle Anwält:innen verbindlich. Diese neuen Vorgaben bringen nicht nur Herausforderungen mit sich, sondern auch Chancen zur Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Der folgende Artikel gibt einen Überblick über die wesentlichen Aspekte der neuen Regelungen und deren Auswirkungen auf die Kanzleien.
Pflichten zur E-Rechnung: Empfang und Ausstellung
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Anwält:innen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Diese Regelung gilt unabhängig von der Mandantenstruktur oder dem Umsatz der Kanzlei. Es gibt keine Übergangsfristen, weshalb Kanzleien bereits jetzt technische Voraussetzungen schaffen sollten.
Die wichtigsten Punkte zum Empfang von E-Rechnungen sind:
– Technische Anforderungen: Eine E-Mail-Adresse ist grundsätzlich ausreichend, um E-Rechnungen zu empfangen, auch wenn ein separates Postfach vorteilhaft sein kann.
– Lesbarkeit: Rechnungen müssen künftig „maschinell lesbar“ sein, was bedeutet, dass sie in strukturierten Formaten wie XML vorliegen müssen. PDF-Rechnungen werden nicht mehr akzeptiert.
– Zulässige Formate: Gängige Formate sind die Standard XRechnung und das hybrid strukturierte ZUG-FeRD-Format, das eine visuelle Lesbarkeit für Menschen ermöglicht.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten ab 2025 ebenfalls neue Regelungen, die zunächst nur im B2B-Bereich (Umsätze zwischen Unternehmern) Anwendung finden. Verbraucher:innen können weiterhin Rechnungen in herkömmlicher Form erhalten. Die Übergangsfristen für die Ausstellung elektronischer Rechnungen sind wie folgt:
– Bis Ende 2026: Unternehmer können Rechnungen in Papierform oder in einem nicht konformen elektronischen Format (z. B. PDF) ausstellen.
– Ab 2027: Die Ausnahme gilt nur noch für Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro.
– Ab 2028: Alle Unternehmer müssen uneingeschränkt E-Rechnungen nach den neuen Anforderungen ausstellen.
Kleinunternehmer:innen sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen, was ihnen weiterhin die Nutzung herkömmlicher Rechnungsformate ermöglicht.
Chancen der Digitalisierung und rechtliche Rahmenbedingungen
Die neuen Regelungen zur E-Rechnung bieten nicht nur Herausforderungen, sondern auch Chancen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe in Kanzleien. Durch die Digitalisierung können wertvolle Ressourcen eingespart und die Effizienz gesteigert werden. Zu den Vorteilen gehören:
– Papier- und Portokostenersparnis: Elektronische Rechnungen reduzieren den Bedarf an physischen Materialien.
– Automatisierte Verarbeitung: Dies verringert Fehlerquellen und beschleunigt Zahlungsabläufe.
– Erhöhte Flexibilität: Kanzleien können ihre Prozesse ortsunabhängig gestalten.
Rechtlich gesehen ist die Einführung elektronischer Rechnungen durch die Abschaffung des Schriftformerfordernisses nach § 10 RVG unproblematisch, da Textform nun genügt und eine eigenhändige Unterschrift nicht mehr notwendig ist. Es ist jedoch wichtig, die anwaltliche Verschwiegenheit und die entsprechenden berufsrechtlichen Vorgaben zu beachten.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die anstehenden Änderungen zur E-Rechnung nicht nur Pflichten, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung der Kanzleiarbeit mit sich bringen. Die Entwicklungen sollten von der Anwaltschaft aufmerksam verfolgt werden, um rechtzeitig auf die neuen Anforderungen reagieren zu können.
